Pengertian Efektivitas Pengendalian Internal Pengadaan Barang/Jasa

Efektivitas Pengendalian Internal Pengadaan Barang/Jasa
Pengertian Pengendalian Internal
Terdapat beberapa pengertian pengendalian internal, yang di antaranya adalah sebagai berikut :
“Sistem Pengendalian Internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.” (Mulyadi, 2008:163)

“Sistem Pengendalian Internal terdiri atas kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk memberikan manajemen kepastian yang layak bahwa perusahaan telah mencapai tujuan dan sasarannya.” (Alvin Arens, dkk. , 2008:370)

Definisi lain mengenai pengendalian internal yaitu seperti yang diungkapkan Azhar Susanto bahwa :

“ Pengendalian internal dapat didefinisikan sebagai suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen, dan karyawan yang dirancang untuk memberikan jaminan yang meyakinkan bahwa tujuan organisasi akan dapat dicapai melalui efisiensi dan efektifitas operasi, penyajian laporan keuangan yang dapat dipercaya, dan ketaatan terhadap undang-undang dan aturan yang berlaku.” (Azhar, 2008:95)

Dari beberapa definisi pengendalian internal di atas, maka dapat di interpretasikan bahwa pengendalian internal merupakan serangkaian tindakan, baik dalam bentuk prosedur, kebijakan maupun metode, untuk memberi kepastian yang memadai bagi manajemen bahwa organisasi akan mampu mencapai tujuannya, di antaranya menjaga kekayaan organisasi, penyajian laporan keuangan yang andal, dan tercapainya efektivitas dan efisiensi operasi.

Unsur Pengendalian Internal
Unsur pokok sistem pengendalian internal menurut Mulyadi (2008:164) adalah sebagai berikut :
  1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
  2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
  3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
  4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Seperti dijelaskan di awal bahwa istilah pengadaan mengacu pada sistem akuntansi pembelian atau akuisi, yaitu kegiatan penyediaan barang/jasa kebutuhan perusahaan untuk menunjang aktivitas operasionalnya dalam rangka mencapai tujuan perusahaan.

Untuk merancang unsur-unsur pengendalian internal akuntansi yang diterapkan dalam sistem akuntansi pembelian, berikut rincian mengenai unsur pokok sistem pengendalian internal (Mulyadi, 2008:311)

Tabel Rincian Unsur Pokok Sistem Pengendalian Internal Akuntansi Yang Diterapkan dalam Sistem Akuntansi Pembelian

Senada dengan Mulyadi, Alvin Aren, dkk. dalam buku Auditing dan Jasa Assurance jilid kedua (2008:241) mengungkapkan bahwa pengendalian internal kunci terkait akuisisi meliputi otorisasi pembelian, pemisahan fungsi penyimpanan barang yang diterima dari fungsi lainnya, pencatatan yang tepat waktu dan review yang independen atas transaksi, serta otorisasi pembayaran kepada vendor.

Adapun detail pengendalian internal kunci, juga pengujian pengendalian umum terkait transaksi akuisisi menurut Alvin A., dkk. (2008:244) adalah sebagaimana terangkum dalam tabel berikut ini:

Tabel Pengendalian Internal Kunci dan Pengujian terhadap Pengendalian Umum Terkait Transaksi Akuisisi

Komponen pengendalian internal menurut Committee of Sponsoring Organizations (COSO) di antaranya meliputi lima komponen seperti yang dikutip oleh Alvin A. Arens, dkk dalam buku Auditing dan Jasa Assurance (2008:376) yaitu :

1. Lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian terdiri atas tindakan, kebijakan, dan prosedur yang mencerminkan sikap manajemen puncak, para direktur, dan pemilik entitas secara keseluruhan mengenai pengendalian internal serta arti penting bagi entitas itu.

2. Penilaian risiko
Penilaian risiko atas pelaporan keuangan adalah tindakan yang dilakukan manajemen untuk mengidentifikasi dan menganalisis risiko-risiko yang relevan dengan penyusunan laporan keuangan yang sesuai dengan GAAP (General Acceptance Accounting Principles) atau prinsip akuntansi yang berlaku umum.

3. Aktivitas pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur, selain yang sudah termasuk dalam empat komponen lainnya, yang membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan telah diambil untuk menangani risiko guna mencapai tujuan entitas.

4. Informasi dan komunikasi
Tujuan sistem informasi dan komunikasi akuntansi dari entitas adalah untuk memulai, mencatat, memroses, dan melaporkan transaksi yang dilakukan entitas itu serta mempertahankan akuntabilitas aktiva terkait.

5. Pemantauan
Aktivitas pemantauan berhubungan dengan penilaian mutu pengendalian internal secara berkelanjutan atau periodik oleh manajemen untuk menentukan bahwa pengendalian itu telah beroperasi seperti yang diharapkan, dan telah dimodifikasi sesuai dengan perubahan kondisi.

Tujuan Pengendalian Internal
Tujuan pengendalian menurut Azhar Susanto (2008:88), yang diistilahkan sebagai alasan utama dilakukannya pengendalian adalah sebagai berikut :
  1. Untuk memberikan jaminan yang meyakinkan bahwa tujuan setiap aktivitas (sistem informasi dan sistem operasi) akan dicapai;
  2. Untuk mengurangi resiko yang akan dihadapi oleh perusahaan karena kejahatan, bahaya atau kerugian yang disebabkan oleh penipuan, kecurangan, penyimpangan, penyelewengan dan penggelapan;
  3. Untuk memberikan jaminan yang meyakinkan dan dapat dipercaya bahwa semua tanggungjawab hukum telah dipenuhi.
Tujuan sistem pengendalian internal menurut Mulyadi (2008:163) adalah sebagai berikut:
  1. Menjaga kekayaan organisasi;
  2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi;
  3. Mendorong efisiensi; dan
  4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Menurut tujuannya pengendalian internal dibagi menjadi dua macam, yaitu tujuan pengendalian internal akuntansi dan tujuan pengendalian internal administrasi. Yang termasuk kedalam tujuan pengendalian internal akuntansi meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi, dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. (Mulyadi, 2008:164)

Tujuan pengendalian internal yang lebih spesifik, terkait pembelian/akuisisi atau dalam penelitian ini diistilahkan pengadaan barang/jasa menurut Mulyadi adalah sebagaimana tertulis di bawah ini.

“Unsur pengendalian internal yang seharusnya ada dalam sistem akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian internal akuntansi berikut ini: menjaga kekayaan (persediaan) dan kewajiban perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar), menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (utang persediaan)” (Mulyadi, 2008:311)

Dari pernyataan Mulyadi tersebut dapat diinterpretasikan bahwa dalam sebuah sistem akuntansi pembelian/akuisisi atau dalam penelitian ini disebut pengadaan barang/jasa, tujuan pengendalian internal yang hendak dicapainya adalah tujuan pengendalian internal akuntansi, yang meliputi menjaga kekayaan dan kewajiban perusahaan serta menj amin ketelitian dan keandalan data akuntansi. 

Tiga tujuan utama sistem pengendalian internal menurut Alvin A. Arens, dkk adalah sebagai berikut (Alvins, dkk., 2008:370) :
  • Reliabilitas pelaporan keuangan. Manajemen memikul baik tanggungjawab hukum maupun profesional untuk memastikan bahwa informasi telah disajikan secara wajar sesuai dengan persyaratan pelaporan seperti prinsi-prinsip akuntansi yang berlaku umum. Tujuan pengendalian internal yang efektif atas pelaporan keuangan adalah memenuhi tanggungjawab pelaporan keuangan tersebut.
  • Efisiensi dan Efektivitas operasi. Tujuan yang penting dari tujuan ini adalah memperoleh informasi keuangan dan non keuangan yang akurat tentang operasi perusahaan untuk keperluan pengambilan keputusan.
  • Ketaatan pada hukum dan peraturan. Section 404 mengharuskan semua perusahaan publik mengeluarkan laporan tentang keefektifan pelaksanaan pengendalian internal atas pelaporan keuangan.

Interpretasi dari tujuan pengendalian internal berdasarkan uraian di atas adalah bahwa pengendalian internal dilakukan dengan tujuan :
  1. Untuk menjaga kekayaan organisasi dari kecurangan dan penyelewengan;
  2. Untuk memastikan bahwa penyajian pelaporan keuangan telah cukup andal dan dapat dipercaya;
  3. Untuk memastikan bahwa efektivitas dan efisiensi dalam operasional telah tercapai; dan
  4. Untuk memastikan bahwa organisasi telah patuh terhadap peraturan-peraturan yang berlaku.
Keterbatasan Pengendalian Internal
Azhar Susanto dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi menjelaskan beberapa keterbatasan dari pengendalian internal yang menyebabkan pengendalian internal tidak dapat berfungsi. Diantara keterbatasan pengendalian internal adalah sebagai berikut (Azhar, 2008:110) :
  1. Kesalahan (error). Kesalahan muncul ketika karyawan melakukan pertimbangan yang salah atau perhatiannya selama kerja terpecah.
  2. Kolusi (collusion). Kolusi terjadi ketika dua atau lebih karyawan berkonspirasi untuk melakukan pencurian (korupsi) ditempat mereka bekerja.
  3. Penyimpangan manajemen. Karena manajer suatu organisasi memiliki lebih banyak otoritas dibandingkan karyawan biasa, proses pengendalian efektif pada tingkat manajemen bawah dan tidak efektif pada tingkat atas.
  4. Manfaat dan biaya. Konsep jaminan yang meyakinkan atau masuk akal mengandung arti ba hwa biaya pengendalian internal tidak melebihi manfaat yang dihasilkannya. Pengndalian yang masuk akal adalah pengendalian yang memberikan manfaat lebih tinggi dari biaya yang dikeluarkannya untuk melakukan pengendalian tersebut.

Indra Bastian dalam bukunya Audit Sektor Publik mengemukakan keterbatasan sistem pengendalian internal sebagai berikut : (Bastian, 2007:10) 

Tidak ada sistem pengendalian internal yang dengan sendirinya dapat menjamin adanya administrasi yang efisien serta kelengkapan dan akurasi pencatatan. Keterbatasan tersebut disebabkan antara lain karena:
  1. Pengendalian internal yang bergantung pada pemisahan fungsi dapat dimanipulasi dengan kolusi.
  2. Otorisasi dapat diabaikan oleh seseorang yang mempunyai kedudukan tertentu atau oleh manajemen.
  3. Personel keliru dalam memahami perintah sebagai akibat dari kelalaian, tidak perhatian, maupun kelelahan
Keterbatasan maupun kelemahan sistem pengendalian internal dari dua uraian di atas, memiliki kesamaan pandangan, yaitu bahwa kelemahan dari sistem pengendalian internal dapat disebabkan oleh kolusi, dan ketidaktelitian karyawan. Sama halnya dengan efektivitas pengendalian internal yang dapat tercapai dengan adanya karyawan yang kompeten, kelemahan pengendalian internal pun dapat disebabkan oleh kelalaian dari karyawan. Hal ini semakin menegaskan bahwa personil menjadi komponen yang paling penting dalam penyelenggaraan pengendalian internal. Hal ini karena personil atau faktor sumber daya yang mampu menentukan keberhasilan atau kegagalan implementasi sistem pengendalian internal.

Efektivitas Pengendalian Internal
Efektif menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi ke-empat Tahun 2008 artinya ada efeknya (akibatnya, pengaruhnya, kesannya); dapat membawa hasil; berhasil guna.

Dalam buku Manajemen Kinerja Sektor Publik, Mahmudi mendefinisikan “efektivitas merupakan hubungan antara output dengan tujuan, semakin besar kontribusi (sumbangan) output terhadap pencapaian tujuan, maka semakin efektif organisasi, program atau kegiatan.” (Mahmudi, 2005:92).

Efektivitas menurut Mahmudi berfokus pada hasil atau outcome. Efektivitas akan dapat tercapai ketika output yang dihasilkan mampu mencapai tujuan yang diharapkan.

Definisi lain mengenai efektivitas adalah sebagaimana pendapat Markus Zahnd dalam bukunya Perancangan Kota Secara Terpadu yang mendefinisikan bahwa “efektivitas yaitu berfokus pada akibatnya, pengaruhnya atau efeknya, sedangkan efisiensi berarti tepat atau sesuai untuk mengerjakan sesuatu dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga dan biaya.” (Zahnd, 2006:200-201) Senada dengan definisi efektivitas menurut Mahmudi, efektivitas menurut Markus Zahnd pun menekankan pada hasil atau pengaruh, dalam arti ketika sebuah program atau kegiatan memberikan akibat sesuai dengan yang diharapkan, maka dapat dikatakan program atau kegiatan tersebut efektif.

Konsep efektivitas bersifat multidimensional, artinya definisi efektivitas dapat berbeda sesuai dengan bidang keilmuan yang mendasarinya. Terkait dengan pengendalian internal, maka efektivitas pengendalian internal adalah seberapa besar pelaksanaan unsur-unsur pengendalian internal berkontribusi bagi tercapainya tujuan pengendalian internal. 

Pengaruh Kompetensi Ahli Pengadaan Terhadap Efektivitas Pengendalian Internal Pengadaan Barang/Jasa
Sertifikasi keahlian pengadaan merupakan prosedur yang dilakukan untuk menentukan bahwa seseorang telah memiliki kompetensi yang memadai untuk melakukan proses pengadaan barang/jasa. Hal ini sebagaimana tercantum dalam Peraturan Kepala LKPP Nomor 8 Tahun 2008 bahwa “ ... sertifikasi keahlian adalah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh LKPP untuk menentukan bahwa seseorang telah memenuhi persyaratan yang ditetapkan ...”

Kalimat “memenuhi persyaratan yang ditetapkan” mengandung makna bahwa ada sebuah kebijakan (komitmen) yang berpihak pada kompetensi personil khususnya pelaksana pengadaan barang/jasa. Komitmen pada kompetensi meliputi pertimbangan manajemen tentang tingkat kompetensi bagi pekerjaan tertentu, dan bagaimana tingkatan tersebut diterjemahkan menjadi keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan. (Alvin, dkk, 2008:377)

Sertifikasi keahlian pengadaan sebagai salah satu sarana peningkatan kompetensi personil pelaksana pengadaan barang/jasa, menjadi salah satu aspek paling penting dari pengendalian internal. Hal ini sebagaimana yang diungkapkan Mulyadi (2008:170) bahwa unsur terpenting dari unsur pokok sistem pengendalian internal yang telah diuraikan sebelumnya adalah mutu karyawan. Diungkapkan juga oleh Alvin bahwa aspek paling penting dari pengendalian internalal adalah personil. Jika karyawan kompeten dan bisa dipercaya, pengendalian lainnya dapat diabaikan, dan laporan keuangan yang andal masih akan dihasilkan. (Alvin, dkk, 2008:378)

Untuk terlaksananya sebuah pengelolaan sumber daya secara efisien, dan terwujudnya prinsip akuntabilitas khususnya dalam penyelenggaraan proses pengadaan barang/jasa, diperlukan sebuah pengendalian internal yang memadai. Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa sertifikasi keahlian pengadaan sebagai salah satu implementasi pengendalian internal terkait kompetensi personil akan mampu memberikan kontribusi bagi terciptanya sebuah pengendalian internal yang efektif. Maka dari itu diharapkan ada hubungan dan pengaruh di antara kompetensi ahli pengadaan dengan efektivitas pengendalian internal pengadaan barang/jasa.

Postingan terkait:

Belum ada tanggapan untuk "Pengertian Efektivitas Pengendalian Internal Pengadaan Barang/Jasa"

Posting Komentar